Главная - Коммерческое право - Что нужно сделать для передачи документов в архив

Что нужно сделать для передачи документов в архив


что нужно сделать для передачи документов в архив

Опись дел кадровой службы подписывается составителем (лицом, ответственным за делопроизводство) с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации, рассматривается и одобряется ЭК (ЦЭК) и утверждается руководителем кадровой службы. По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно-справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

Опись дел кадровой службы составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а другой — остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе.

Что нужно сделать для передачи документов в архив

Инфоinfo
Каждая компания в процессе функционирования вынуждена подготавливать огромное количество документов. Они имеют отношение к выбранному режиму налогообложения, наемным работникам или сотрудничеству с основными контрагентами. Чтобы каждый сотрудник предприятия смог найти нужную документацию, требуется ее грамотное и структурированное хранение.

Многие документы должны находиться в фирме больше 75 лет, так как они содержат информацию о сотрудниках предприятия. Поэтому требуется грамотное архивирование документов в организации. Если компания является крупной, то целесообразно создавать собственный полноценный архив.
Но в мелких организациях бумаги хранятся просто в отдельном шкафу.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125.

Что нужно сделать для передачи документов в архив?

О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.

В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения.

  • документация передается в архив только по описи;
  • если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
  • каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
  • если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения.

Что нужно сделать для передачи документов в архив хронологический порядок

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т. д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.

Что нужно сделать для передачи документов в архив привести в

Архивное хранение документов в организации

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016).

Что нужно сделать для передачи документов в архив привести в прямой хронологический порядок

Важноimportant
На практике это правило часто не соблюдается: дела передаются абсолютно все и иногда сразу по завершении в делопроизводстве. Прежде всего нужно выяснить, какие ваши дела готов принять архив.

Переписка должна быть скомпонована по принципу «Запрос-Ответ». Но если у вас она собрана по принципу «Входящие-Исходящие», передавайте в таком виде.


Это дело со сроком хранения 5 лет, и тратить время на формирование историй переписок нецелесообразно.

Дела «Приказы по основной деятельности» и «Распоряжения» формируются в хронологическом порядке, от № 1.

Что касается оформления дела, то тоже следует обратиться в архив и уточнить, в каком виде они принимают дела.

Что нужно сделать для передачи документов в архив привести в хронологический порядок

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования вышестоящей организации (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке указывают новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а ниже его в скобках — прежнее название.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Что нужно сделать для передачи документов в архив привести в обратный хронологический порядок

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного или долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в делах, составление листа-заверителя дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

3.4.2.2.

Что нужно сделать для передачи документов в архив прямой хронологический порядок

Такой вариант применяется в том случае, когда перед тем, как поставить дела на хранение, необходимо снять копии документов или отсканировать их для создания архива он-лайн.Ответственный за хранение организует сканирование и затем переплетает и снабжает дела надписями сам.

В первом случае возникает много вопросов, т.к. правильно оформить дело – задача довольно сложная для человека, который не занимается архивным делом постоянно. Архив должен оказывать помощь подразделениям.

Как принимать дела?

Дела принимаются в архив по описи. В ней перечисляются все передаваемые единицы хранения и стоят подписи сдающей и принимающей стороны.

Вниманиеattention
На обложки папок из номенклатуры перенесите заголовки дел и индексы, а на корешках проставьте только индексы. После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Об этом говорится в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Подшивка документа в дело

При распределении документов по папкам (делам) нужно руководствоваться следующими правилами:

  • подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появятся какие-либо неустановленные документы, сформируйте их в отдельные дела. Для этого в номенклатуре предусмотрите резервные номера;

  • подшивайте документы в дела только после их исполнения.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *